सम्मेलन में एसडीओपी धरमजयगढ़ दीपक मिश्रा ने शासन के मंशानुरूप गांव में मुसाफिर दर्ज, चोरी, मारपीट, दुर्घटना,मुसाफिर दर्ज अन्य किसी भी प्रकार के अपराधों कोटवारों के काम मे आने वाली समस्याओ के बारे में चर्चा परिचर्चा किया गया। उन्होंने कहा कि कोटवार गांव में मुसाफिरी पंजीवद्ध कर थाना को अवगत कराते कर्तव्यों का कुशल निर्वहन करने प्रेरित किया गया । सम्मेलन में कोटवारों को उनके दायित्वों को समझते हुए अपराध की रोकथाम के प्राथमिक उपाएं भी बताये गये तथा गांव में चोरी, मारपीट, दुर्घटना, या अन्य किसी भी प्रकार के अपराधों की तुरंत से तुरंत सूचना देना व पुलिस के साथ ग्रामों की सुरक्षा व्यवस्था में मदद करने कहा गया ।
थाना प्रभारी आशीर्वाद राहटगांवकर को निरंतर थाना में उपस्थिति के लिये बताया गया। पुलिस, ग्राम कोटवार तथा गांव के प्रमुख व्यक्ति के बीच आपसी संबंध अच्छे हो तो गांव के कई छोटी-बड़ी समस्याओं का सामाधान किया जा सकता है। थाना प्रभारी द्वारा कोटवारों को उनके बीट पुलिसकर्मी और थाने से निरंतर संपर्क में रहने बताया गया। सम्मेलन में उपस्थित कोटवारों को आसन्न विधानसभा की जिम्मेदारियों से अवगत कराते हुए पॉकेट डायरी और पेन का वितरण किया गया ।